Diese Erkenntnis brachte den Vorstand eines Vereines mit 400 Mitgliedern dazu, mich um Unterstützung zu bitten. Ich arbeitete mit dem Gesamtvorstand bestehend aus drei vertretungsberechtigten und 5 zusätzlichen Mitgliedern.
Die Ausgangslage
Anders als in Unternehmen, in denen alle handelnden Personen in einer Organisation arbeiten und Entscheidungsverantwortungen sich automatisch aus Positionen in der Hierarchie ergeben, wird die Entscheidungshoheit in ehrenamtlichen Vereinen nicht selbstverständlich akzeptiert. Die rechtliche Verantwortung liegt bei wenigen Mitgliedern des Vorstandes, alle bzw. zumindest alle Mitglieder wollen das Vereinsleben nicht nur mit gestalten sondern mitbestimmen. Dies ist ohnehin eine permanente Herausforderung, wurde in der Corona-Phase aber zur Bewährungsprobe, da der Umgang mit den Schutzmaßnahmen Gemüter erhitzte. Entscheidungsprozesse und Kommunikation gestalteten sich schwierig.
So ging es nach dem ersten Status-Check weiter
Handlungsfeld: Prozessoptimierung
In einem ersten Schritt wurde über das Rollenverständnis in Vereinen gesprochen. Ein nächster Schritt waren Workshops zur Identifikation von Handlungsfeldern, zur Erarbeitung von Standards und zur Prozessoptimierung.
Das erste Ergebnis
Das Abstecken der Aufgaben durch ein klares Rollenverständnis und die Workshops brachten einige konkrete Ergebnisse: Es wurden gemeinsame Grundregeln für die Zusammenarbeit erarbeitet, ein Kommunikationsprozess wurde festgelegt, weitere Einzelmaßnahmen wurden priorisiert und werden im laufenden Jahr nach einem Projektplan abgearbeitet, der auf die knappen Zeitfenster der ehrenamtlichen Arbeit angepasst ist.
Wie ging es dann weiter?
Lassen wir den Kunden selbst antworten: „Die Klärung der Rollen und die Verteilung der Aufgaben hat uns einen großen Schritt vorangebracht. Wir stehen mit einem anderen Selbstverständnis in den Reihen der Mitglieder und schaffen es viel besser, uns in den Vorstandsmodus zu schalten, wenn es um Entscheidung und Verantwortung geht. Mit den ersten kleinen Mini-Projekten hat sich schon eine deutliche Erleichterung in der Zusammenarbeit ergeben.“