5 Büros mit 20 Meister, Gesellen und Auszubildende brauchten dringend Unterstützung, denn die unablässige Flut an Aufträgen und der rasant gestiegene Verwaltungs- und Koordinierungsaufwand zehrten an den Nerven.
Die Ausgangslage
Vom Ein-Mann-Betrieb zum mittelständischen Unternehmen – eine Erfolgsgeschichte, die ein Erfolg bleiben sollte. Der Betrieb ist schnell gewachsen und steht wirtschaftlich sehr gesund da. Naturgemäß war der Inhaber in den Anfängen ansprechbar und präsent für jeden. Heute ist der Betrieb groß und durch das schnelle Wachstum unübersichtlich. Denn: Die Führung und die Prozesse sind nicht an die neuen Herausforderungen angepasst worden.
So ging es nach dem ersten Status-Check weiter
Handlungsfeld: Teamcoaching
Man sollte meinen, dass die Prozessoptimierung an erster Stelle stehen, aber hier wurden zunächst in einem Workshop die Handlungsfelder mit dem gesamten Team identifiziert. Dem Inhaber war es wichtig, sein Team auf dieser Reise einzubinden, statt über die Köpfe hinweg umzustrukturieren – eine gute Entscheidung.
Das erste Ergebnis
In den Arbeitssessions mit Teilteams fanden wir heraus, wo die Störungen im Arbeitsalltag stattfinden und erarbeiteten gemeinsam Lösungsideen.
Hilfreich war das Erstellen von Stellenbeschreibungen und Tätigkeitsprofilen, um herauszufinden, welche Aufgaben in jedem Bereich erledigt werden müssen und welche nicht.
In einem zweiten Schritt wurden Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche sinnvoll zugeschnitten.
Auch die Prozesse selbst wurden angefasst. So wurden betriebsübergreifende Standards entwickelt, die sämtliche Arbeitsabläufe inklusive Kontrollmechanismen und Qualitätssicherung beinhalten.
In einem finalen Workshop mit der Überschrift „Teambuilding“ wurde ein gemeinsames Verständnis der neuen Vorgehensweisen geschaffen, ein Testzeitraum vereinbart und das Einverständnis dafür beim gesamten Team eingeholt. Jeder soll sich mit der Veränderung und dem neu geschaffenen Vorgehen identifizieren können.
Wie ging es dann weiter?
Lassen wir den Kunden selbst antworten: „Die neuen Prozesse haben wir nach ein paar Anpassungen so beibehalten. Wir müssten noch mehr tun, aber erstmal ist es insgesamt ruhiger geworden. Zwei Mitarbeiter konnten sich mit der neuen Verbindlichkeit im Team nicht anfreunden und haben gekündigt. Die neuen Mitarbeiter haben aber durch die feststehenden Regeln gut in den Alltag gefunden.“